En bref, depuis le 1er septembre 2026 votre entreprise doit pouvoir recevoir ses factures électroniques par une plateforme agréée que vous avez choisie vous-même. Au 1er septembre 2027, vous devrez aussi émettre les vôtres sous forme électronique, avec l’e-reporting. Si vous n’avez pas encore désigné votre plateforme, commencez par là, c’est la seule étape déjà due.
Je connais le bureau du soir. La pile de bons de livraison et de lettres de voiture, le carnet de factures ou le fichier Word qu’on duplique, le classeur Excel qui dit qui a payé et qui traîne. La réforme ne vous demande pas de tout jeter. Elle fait passer vos factures par un autre circuit, à des dates précises. Voici les cinq étapes, dans l’ordre où je les ferais à votre place.
Étape 1, cette semaine, faites le tour de vos factures
Une heure et une feuille. D’un côté, les factures que vous recevez, le gasoil, l’entretien des camions, les pneus, l’assurance, les sous-traitants. De l’autre, celles que vous envoyez à vos clients à partir de vos lettres de voiture et de vos bons de livraison.
Pour chaque type, notez qui s’en occupe, vous, la personne du bureau ou l’expert-comptable, sur quel outil, carnet, Word, Excel ou logiciel, et par où les factures arrivent, la poste, l’e-mail ou la main à la main. Sans cette feuille, vous choisirez votre plateforme à l’aveugle.
Étape 2, en octobre 2026, choisissez et désignez votre plateforme agréée
Celle-là ne peut plus attendre. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures électroniques, la vôtre comprise. Les grandes entreprises et les ETI émettent déjà sous cette forme depuis la même date. Si vous achetez votre gasoil ou vos pièces chez l’une d’elles, ses factures doivent pouvoir vous arriver par ce circuit.
Ce circuit, c’est la plateforme agréée. Chaque entreprise choisit la sienne et la désigne, personne ne le fait à votre place. Le portail public de l’État ne transmet pas les factures. Il tient l’annuaire et centralise les données, c’est tout. Ne vous laissez pas dire qu’il suffit.
Pour choisir, reprenez la feuille de l’étape 1. Regardez combien de factures passent chaque mois, demandez à votre expert-comptable avec quelle plateforme il travaille, et vérifiez que votre outil de facturation produit des factures qu’elle accepte.
Étape 3, avant fin décembre 2026, mettez vos fiches clients au propre
Dans l’annuaire, ce sont le SIREN et le SIRET qui servent d’adresse de livraison des factures. Une facture électronique ne part pas vers un nom ou une ville, elle part vers un numéro. Un chiffre faux, et elle n’arrive pas chez le bon destinataire.
Reprenez votre liste de clients, celle du carnet ou du classeur Excel, et vérifiez pour chacun le SIREN et le SIRET de l’établissement que vous facturez. Même chose pour vos fournisseurs, puis pour vos propres en-têtes et modèles de facture. La fiche du service public sur les mentions obligatoires, en lien en bas de page, détaille ce qui change sur les factures en 2026 et 2027, dont le SIREN du client. C’est un travail à faire au calme entre deux tournées. Il vous évite les allers-retours au moment de basculer.
Étape 4, au premier trimestre 2027, choisissez votre outil et formez la personne qui facture
Recevoir, c’est déjà obligatoire. Émettre le sera au 1er septembre 2027, et un changement d’outil ne se fait pas la dernière semaine. C’est donc maintenant qu’on décide avec quoi on fabriquera les factures. Il vous faut un outil qui produit vos factures au format réglementaire et qui fonctionne avec la plateforme choisie à l’étape 2.
Ensuite, faites refaire dans ce nouvel outil les factures d’une semaine ordinaire, avec les mêmes lettres de voiture et les mêmes bons de livraison, puis comparez avec ce que vous auriez envoyé sur papier. Ce qui ne colle pas, on le corrige pendant qu’on a encore le temps.
Étape 5, d’avril à août 2027, testez puis basculez avant le 1er septembre 2027
Prenez deux ou trois clients fidèles, ceux avec qui on se parle franchement, et envoyez-leur vos factures par la plateforme dès que votre outil le permet. Demandez-leur si tout arrive bien, au bon endroit, avec les bonnes mentions. Réglez ce qui accroche avant d’étendre aux autres.
L’e-reporting arrive en même temps que l’émission. Demandez à votre plateforme et à votre expert-comptable ce qu’il recouvre dans votre cas et qui s’en charge chez vous. Le 1er septembre 2027, toute votre facturation passe par le nouveau circuit.
Les questions qu’on se pose en route
Mes fournisseurs m’envoient encore des factures en PDF, je peux les payer ?
Oui. Une facture PDF reçue reste valable et payable, et la TVA reste déductible. Ne bloquez pas un règlement pour ça.
La même facture m’arrive par e-mail et par la plateforme, je la traite deux fois ?
Non. Une facture reçue par plusieurs canaux ne se traite qu’une fois. Gardez une seule ligne dans votre suivi des paiements, sinon vous risquez de la régler en double.
Qu’est-ce que je risque si je ne suis pas prêt en septembre 2027 ?
Le Code général des impôts prévoit 50 € par facture non émise sous forme électronique, dans la limite de 15 000 € par an. Il prévoit aussi 500 € par transmission d’e-reporting manquée, avec le même plafond de 15 000 € par an. Ces amendes ne tombent qu’après une mise en demeure restée sans effet. Ce n’est pas une raison pour attendre la lettre.
Le portail public de l’État peut-il envoyer mes factures à ma place ?
Non. Il tient l’annuaire et centralise les données, il ne transmet aucune facture. Pour recevoir comme pour émettre, il vous faut votre propre plateforme agréée, choisie et désignée par vous.
Comment EASY Transports vous aide
EASY-FACTURE produit vos factures au format réglementaire, compatible avec toutes les plateformes agréées. Vous choisissez et désignez votre plateforme à l’étape 2, elle reste la vôtre, et vos factures lui arrivent dans le format qu’elle attend. Ensuite, nous brancherons EASY-FACTURE directement sur les plateformes que nos clients choisissent le plus.
Si vous hésitez sur votre cas, appelez-moi. C’est moi, Philippe, qui réponds au 06 81 69 01 77.
